.jpg)
We kennen allemaal de voorbeelden: een rapport dat na afloop in een digitale la verdwijnt, of een methodiek die nooit verder komt dan de pilot. Dat ligt zelden aan de waarde van de kennis. De uitdaging zit meestal ergens anders: hoe zorg je dat mensen echt anders gaan werken?
Tijdens de kenniskring ‘Gezond aan het werk’ van ZonMw gingen we met die vraag aan de slag tijdens de workshop Implementeren met impact. De boodschap was helder: implementatie is geen sluitstuk, maar een proces dat vanaf de eerste projectdag aandacht vraagt. Daarbij helpt het om naar drie dingen te kijken: inbedding, borging en verspreiding. In dit artikel geef ik een samenvatting van de belangrijkste lessen.
Een nieuwe werkwijze maakt pas impact als deze onderdeel wordt van het dagelijks werk. De eerste vraag is daarom: op welke processen heeft jouw project invloed? En aan welke knoppen kun je in een organisatie draaien om de verandering te laten landen?
De implementatiewetenschap onderscheidt drie soorten ‘drivers’:
Deze drivers versterken elkaar en kunnen elkaar deels compenseren. Is er weinig trainingsbudget? Dan kan goede coaching op de werkvloer veel opvangen.
Een succesvolle pilot is nog geen blijvende werkwijze. Zodra de projectfinanciering stopt, verdwijnt vaak ook de aandacht, en daarmee het enthousiasme waarmee de aanpak werd opgezet. Hoe zorg je er dan voor dat mensen hun werkwijze blijvend kunnen veranderen?
De stap van project naar structuur begint bij de vraag wie eigenaar wordt. Zolang de verantwoordelijkheid bij het projectteam ligt, blijft het een project. Pas als mensen binnen de organisatie zelf verantwoordelijk zijn, kan een werkwijze echt wortel schieten. Daarbij is het belangrijk om expliciet te maken wie het blijvend gaat doen en wie daarvoor nodig is, want eigenaarschap is zelden de taak van één persoon.
Daarnaast vraagt borging om regelmatige evaluatie. Wordt de werkwijze nog uitgevoerd zoals bedoeld, of sluipen er gaandeweg aanpassingen in? Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang je weet wat de werkzame elementen zijn en die overeind blijven. Ook de kosten verdienen aandacht. Wat een project tijdelijk kostte, zegt weinig over wat een blijvende structuur kost. Een heldere businesscase maakt het voor organisaties makkelijker om de keuze te maken om ermee door te gaan.
Borging is dus geen eindpunt, maar een doorlopende cyclus van plannen, doen, checken en bijstellen. Kijk daarbij breder dan alleen het effect. Hoe vaak wordt de werkwijze gebruikt? Hoe tevreden zijn de mensen die ermee werken? Wat belemmert de inzet? En wegen de kosten op tegen de baten?
En vergeet niet: dingen die werken hoef je niet te veranderen.
Wil je dat resultaten ook buiten de eigen organisatie landen, dan is het goed om te beseffen dat doelgroepen verschillende stappen doorlopen. Iedere stap vraagt om iets anders. Het begint ermee dat mensen weten dat je project bestaat. Daarvoor zijn nieuwsbrieven, presentaties en publicaties geschikte middelen.
Maar weten is nog niet begrijpen. Om mensen echt te laten snappen wat een aanpak inhoudt, is persoonlijk contact nodig. Een gesprek of workshop doet hier vaak meer dan een folder.
Vervolgens moeten mensen ermee willen werken. Dat vraagt om inspireren, door te laten zien wat de aanpak oplevert voor cliënten én voor professionals zelf. Nut en noodzaak moeten voelbaar worden.
Willen is op zijn beurt nog geen kunnen. Geef mensen daarom de ruimte om de aanpak uit te proberen in hun eigen praktijk, met praktische hulpmiddelen die het eenvoudig maken om ermee aan de slag te gaan.
De laatste stap, blijvend gebruiken, vraagt om rugdekking van de organisatie en de expliciete toestemming om het anders te doen dan voorheen.
Veel projecten blijven hangen bij het informeren, terwijl juist de latere stappen bepalen of een aanpak daadwerkelijk wordt overgenomen. Bovendien verspreidt verandering zich vaak het best via collega’s. Wat een vakgenoot enthousiast vertelt, komt meestal sterker binnen dan een bericht via formele kanalen.
Maak het ten slotte zo makkelijk mogelijk om een aanpak over te nemen, bijvoorbeeld met een goed uitgewerkte implementatiekoffer, en bied ruimte voor maatwerk.
De belangrijkste les: denk niet pas aan implementatie als het project bijna klaar is. Vraag je vanaf het begin af wat nodig is voor borging binnen één setting, en wat er extra nodig is om op te schalen naar meerdere organisaties of contexten.
Betrek de mensen die ermee moeten werken als mede-ontwikkelaars, niet alleen als respondenten.
Impact ontstaat niet alleen door kennis te verspreiden, maar vooral door verbinding te maken. Of, zoals mooi verwoord tijdens de workshop: verbinding begint bij nieuwsgierigheid naar de wereld van de ander.
